CINTA TANAH AIR

CHAPTER I

Anak Muda Indonesia yang Mencintai Tanah Airnya

_____________________________________________________________________

Sebagai anak muda Indonesia yang mencintai negeri ini, saya telah menyimak bagaimana Sejarah Perjuangan Indonesia hingga mencapai kemerdekaan. Besar di era reformasi telah melihat bagaimana kekurangan dan kelebihan dari bangsa ini. Keanekaragaman budaya, yang telah membuat Negeri Indonesia kaya akan seninya. Kaya akan sumber daya alamnya yang membuat Negeri ini subur akan keaneka ragaman hayati. Laut yang membentang luas menjadikan negara ini memiliki ikon yang kaya akan sumber pangan dari laut inilah.

 

 

SISTEM INFORMASI MANAJEMAN GUDANG

DEFINISI SISTEM INFORMASI GUDANG

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

 

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia

Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

  1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
  2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
  3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
  4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di

Manajemen logistik dan Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan.

Jika anda seorang pengelola sebuah gudang perlu memahami perkara ini :

  • Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan.
  • Pemeriksaan/Pengujian Barang.
  • Administrasi Penerimaan Barang.
  • Administrasi Penyimpanan Barang.
  • Akuntansi Persediaan.
  • Konsep inventory control.
  • Administrasi Distribusi Barang.
  • Laporan Sistem Pergudangan.
  • Inventarisasi dan auditing persediaan
  • Pengukuran performansi sistem pergudangan dan distribusi.
  • Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan

Hal – hal yang perlu dikaji lebih lanjut antara lain:

1. Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan.

  • Evolusi sistem manajemen logistik.
  • Siklus manajemen logistik.
  • Pergudangan sebagai Subsistem dalam sistem logistik.
  • Objektif Manajemen logistik dan Pergudangan.
  • Fungsi fungsi manajemen logistik dan pergudangan.
  • Fungsi Pelayanan Sistem logistik dan Pergudangan.
  • Aktivitas gudang
  • Struktur Pergudangan
  • Pemilihan Lokasi Gudang

2. Pemeriksaan/Pengujian Barang.

  • Dasar Pemeriksaan Barang.
  • Destructive dan Non destructive test.
  • Kriteria Pemeriksaan total dan sampling.
  • Penentuan ukuran sample.

3. Administrasi Penerimaan Barang.

  • Prasyarat penerimaan barang.
  • Pembentukan team penerimaan barang.
  • Kriteria penerimaan barang.
  • Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang.
  • Dokumen penerimaan barang.
  • Berita Acara Penerimaan Sementara.
  • Berita Acara Penerimaan Barang.

 

4. Akuntansi Persediaan.

  • Peran akuntansi dalam pengelolaan persediaan.
  • Kontrol intern dilihat dari segi organisasi serta sistem dan prosedur administrasi pergudangan.
  • Perhitungan biaya material dengan metoda FIFO (First in First Out), LIFO (Last in First Out), dan AVERAGE.
  • Laporan persediaan yang diperlukan akuntansi.

5. Laporan sistem pergudangan

  • laporan status persediaan
  • laporan transaksi barang
  • klasifikasi barang

6. Inventori control techniques

  • klasifikasi persediaan
  • biaya persediaan
  • sistem pengendalian persedian
  • economic order quantity
  • fixed order inventory sistem

 

 

 

sumber: http://saturnussoftware.wordpress.com/2012/02/12/apa-itu-manajemen-gudang/

 

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

System Informasi Menurut Para Ahli

a. Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash

Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

b. Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas Sistem

Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

 

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT

SIM adalah perangkat prosedur yang terorganisasi apabila dijalankan akan memberikan umpan balik dan informasi kepada manajemen tentang masukan, proses, dan keluaran dari suatu siklus manajemen, yaitu perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian.

SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan lunak komputer, dan prosedur-prosedur manual;model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan; dan suatu “database” (Gordon B.Davis dan Margareth H.Olson).

Management Information System is a spesifically designed communication system in which data are gathered, stored, analyzed, formulated, and reported to manager (Rakich-Longest-Darr).

Sebagian besar rumah sakit di Indonesia masih mengandalkan sistem informasi manajemen rumah sakit yang berbasis pada aplikasi untuk menunjang kegiatan transaksi administratif. Penelitian dan pengembangan SIMRS merupakan salah satu prioritas di Minat Simkes. Beberapa mahasiswa Simkes telah meneliti kondisi SIMRS, ada pula yang pernah merancang model aplikasi dokumentasi asuhan keperawatan. Secara umum, SIMRS meliputi beberapa modul yang terdiri dari:

  • Registrasi pasien
  • Sistem antrian
  • Manajemen rawat jalan
  • Manajemen unit penunjang
  • Manajemen rawat inap
  • Farmasi dan inventory logistik rumah sakit
  • Billing sistem dan akuntansi
  • Manajemen sumber daya rumah sakit
  • Sistem pelaporan medical error
  • Manajemen rekam medis
  • Sistem informasi eksekutif

Tujuan system informasi adalah identifikasi masalah meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, meningkatkan ketepatan dan kecepatan pengambilan keputusan, meningkatkan fungsi perencanaan, pemantauan, pengendalian, dan evaluasi organisasi. Mengukur, mengendalikan, menganalisa penggunaan sumber daya dan produktifitas, efisiensi dan efektifitas, meningkatkan komunikasi intern dan ekstern organisasi, penyusunan laporan intern dan ekstern riset dan pendidikan.

KATEGORI SIM RS

  • SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
  • SISTEM INFORMASI MEDIS-KLINIS

 

Kendala-kendala yang sering terjadi dilapangan saat implementasi adalah:

1.  Ketidak siapan rumah sakit dalam menerapkan sistem informasi yang terintergrasi dan berbasi kmputer.

2.  Penyajian data yang belum semua menjadi data elektronik yang akan memudahkan pada proses migrasi data.

3.  Komitment yang dilaksanakan secara bersamaan dan menyelur sehingga menimbulkan kekacaun pada data transakit.

4.      Koordinasi antar unit bagian yang terkesan mementingkan unit masing-masing.

5.      Berubah-ubahnya kebijakan.

6.      Mengubah pola kerja yang sudah terbiasa dengan manual ke komputerisasi.

7.      Pemahaman yang belum merata antara SDM terkait

 

Implikasi Etis dari Teknologi Informasi

Moral ,etika, dan hukum

o   Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah. Moral adalah institusi social dengan suatu sejarah dan daftar peraturan.

o   Etika adalah satu set kepercayaan, standar, atau pemikiran yang mengisi suatu individu, kelompok atau masyarakat.

o   Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh otoritas berdaulat ,seperti pemerintah, kepada rakyat atau warganegranya.

Bagaimana budaya etika diterapkan

Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa konsep etikanya menyebar di seluruh organisasi, melalui semua tingkatan dan menyentuh semua pegawai. Para eksekuti mencapai penerapan ini dalam tiga lapis. Tiga lapis itu diantaranya sebagai berikut:

·         Corporate credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-nilai yang ditegakan perusahaan. Tujuannya adalah menginformasikan orang-orang dan organisasi-organisasi baik di dalam maupun diluar perusahaan mengenai nilai-nilai etis perusahaan.

·         Program etika, adalah suatu sestem yang terdiri dari berbagai aktivitas yang dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan corporate credo. Aktivitas yang umum dilakukan adalah pertemuan orientasi yang dilaksanakan bagi pegawai baaru.

·         Kode etik khusus perusahaan

Menurut  James Moor  Ada tiga alasan pentingnya etika computer yaitu:

·         Kelenturan logis, adalah kemampuan memprogram computer untuk melakukan apa pun yang kita inginkan. Computer bekerja tepat seperti diintruksikan oleh programernya.

·         Factor transformasi, didasarkan pada fakta bahwa computer data mengubah secara drastic cara kita melakukan sesuatu.

·         Factor tak kasat mata, computer dipandang sebagai suatu kotak hitam. Semua operasi internal computer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak tampak ini membuka peluang pada nilai-nilai pemrograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit, dan penyalahgunaan yang tidak terlihat.

Etika dan Jasa Informasi

·         Apakah etika computer itu?

James H. Moor, professor di Darmouth mendefinisikan etika computer sebagai analisis mengenai sifat dan dampak social  teknologi computer, serta formulasi dan justifikasi kebijakan untuk menggunakan teknologi tersebut secara etis. Karena itu, etika computer terdiri dari  dua aktivitas utama, dan manajer yang paling bertanggung jawab atas aktivitas tersebut adalah CIO. CIO harus satu waspada dan sadar bagaimana computer mempengaruhi masyarakat, dan kedua karena itu harus berbuat sesuatu dengan memformulasikan kebijakan-kebijakan yang memastikan bahwa teknologi tersebut digunakan secara tepat.

·         Alasan Pentingnya Etika Komputer

James Moor menyatakan ada tiga alasan utama atas minat masyarakat yang tinggi pada etika computer. pertama kelenturan logis, factor transformasi, dan factor tak kasat mata.

Ø  Kelenturan Logis, yang dimaksud dengan kelenturan logis oleh Moor adalah kemampuan memprogram computer untuk melakukan apa pun yang kita inginkan. Computer bekerja tepat seperti yang diintruksikan oleh programernya.

Ø  Factor Transformasi, alasan  kepedulian pada etika komuter ini didasarjan pada fakta bahwa computer dapat mengubah secara drastic cara kita melakukan sesuatu. Kita dapat melihat transformaasi tugas yang sama pada semua jenis perusahaan. Contoh yang baik adalah surant elektronik (e-mail). E-mail tidak hanya memberikan cara bertelepon yang lain, tetapi memberikan cara komunikasi yang sama sekali baru.

Ø  Factor tak kasat mata, alasan ketiga minat masyarakat pada etika computer adalah karena computer dipandang sebagai kotak hitam. Semua operasi internal computer tersembunyi dari penglihatan. Operasi internal yang tidak tampak ini membuka peuang pada nilai-nilai pemograman yang tidak terlihat, perhitungan rumit dan penyalahgunaan yang tidak terlihat

o   Nilai-nilai pemograman tidak terlihat adalah perintah-perintah yang dikodekan oleh programmer menjadi program yang mungkin dapat atau tidak menghasilkan pemrosesan yang diinginkan pemakai.

o   Perhitungan rumit yang tidak terlihat, bebentuk program-program yang demikian ruit sehingga tidak dimengerti oleh pemakai. Manajer menggunakannya tanpa mengetahui sama sekali bagaiman program tersebut melaksanakan perhitungan.

o   Penyalahgunaan yang tidak terlihat, meliputi tindakan sengaja melanggar batasan hokum dan etika. Semua tidakan kejahatan computer termasuk kategori ini, demikian pula tindakan tidak etis seperti mengganggu hak privasi individu, dan memata-matai.

 

Hak social dan computer

Masyarakat memiliki hak-hak tertentu berkaitan dengan penggunaan computer. Hak ini dapat dipandang dari segi computer atau segi informasi yang dihasilkan computer.

·         Hak atas computer

Deborah Johnson, professor Polytechnic Institute, yakin bahwa masyarakt memiliki hak atas akses computer, keahlian computer, spesialis computer, dan pengambilan keputusan computer.

Ø  Hak atas computer, setiap orang tidak perlu memiliki sebuah computer, seperti juga tidak setiap orang memiliki mobil. Namun, pemolikan atau akses computer merupakan kunci mencapai hak-hak tertuentu lainnya. Misalnya akses ke computer berarti kunci mendapatkan pendidikan yang baik.

Ø  Hak atas keahlian computer, pada awal pemunculan computer, ada ketakutan yang luas dari para pekerja bahwa computer akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja masal. Kenyataannya, computer telah menciptakan pekerjaan lebih banyak daripada yang dihilangkannya.

Ø  Hak atas spesialis computer, adalah mustahil seseorang memperoleh semua pengetahuan dan keahlian computer yang diperlukan.  Karena itu kita harus memiliki akses ke para spesialis tersebut, seperti kita memiliki akses ke dokter, pengacara, dan tukang ledeng.

Ø  Hak atas pengambilan keputusan computer, walau masyarakat tidak banyak berpartisipasi dalam pengambian keputusan mengenai bagaimana computer digunakan , masyarkat memiliki hak tersebut. Hal ini layak jika computer dapat berdampak buruk bagi masyarakat. Hak-hak ini dicerminkan dalam UU computer yang telah mengatur penggunaan computer.

 

·         Hak atas informasi

Klasifikasi hak asasi manusia dalam bidang computer yang paling luas dipublikasikan adalah PAPA yang dibuat oleh Richard O. Mason. Akronim PAPA untuk menggambarkan empat hak asasi masyarakat dalam hal informasi. PAPA merupakan singkatan dari privacy (privasi), accuracy (akurasi), property(kepemilikan), dan accessibility(aksesibilitas).

Ø  Hak atas privasi, hak ini terancam karena dua kekuatan. Yang satu adalah meningkatnya kemampuan computer untuk digunakan bagi pengintaian, dan yang lain adalah meningkatnya nilai informasi dalam pengambilan keputusan.

Ø  Hak atas akurasi, computer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi ynag tidak dapat dicapai oleh system nonkomputer. Sebagian system berbasis computer mengandung kesalahan lebih banyak daripada Hak atas akurasi, computer dipercaya mampu mencapai tingkat akurasi ynag tidak dapat dicapai oleh system nonkomputer. Sebagian system berbasis computer mengandung kesalahan lebih banyak daripada ang dapat di tolerir system manual.

Ø  Hak atas kepemilikan, hak milik intelektual, umumnya dalam bentuk program-program computer. kita sering melihat para pemakai yang telah membeli hak untuk menggunakan perangkat jadi menggandakannya secara illegal, kadang-kadang untuk dijual kembali.

Ø  Hak atas akses, banyak informasi yang diubah menjadi database komersial yang menjadikannya kurang dapat diakses masyarakat. Untuk memiliki akses ke informasi tersebut, seseorang harus memiliki perangkat lunak dan perangkat keras computer yang diperlukan.

 

Kontrak social jasa informasi

Untuk memecahkan permasalahan etika computer ,jasa informasi harus masuk ke dalam suatu kontrak social yang memastikan bahwa computer akan digunakan untuk kebaikan social. Kontrak ini tidak tertulis tetapi tersirat dalam segala sesuatu yang dilakukan jasa informasi. Kontrak tersebut menyatakan bahwa:

·         Computer tidak akan digunakan dengan sengaja untuk mengganggu privacy seseorang.

·         Setiap ukuran akan dibuat untuk memastikan akurasi pemrosesan computer.

·         Hak milik intelektual akan dilindungi.

·         Computer dapat diakses masyarakat sehingga anggota masyarakat terhindar dari ketidaktahuan informasi.

Kode etik

Empat asosiasi profesiaonal computer AS telah membuat kode etik sebagai panduan bagi para anggotanya. Empat asosiasi itu antara lain sebagai berikut:

·         Kode perilaku professional ACM, ACM dibentuk tahun 1947 ,kode perilaku profesionalnya terdiri dari lima canon:

Ø  Seorang anggota ACM selalu bertindak dengan integeritas

Ø  Seorang anggota ACM harus berusaha meningkatka kemampuannya serta kemampuan dan prestise profesi.

Ø  Seorang anggota ACM bertanggung jawab atas pekerjaannya.

Ø  Seorang anggota ACM bertindak dengan tanggung jawab professional.

Ø  Seorang anggota ACM harus menggunakan pengetahuan dan keahlian khususnya untuk kesejahteraan umat manusia.

·         Kode etik DPMA ,didirikan tahun 1951 terdiri dari standards of conduct yang menguraikan kewajiban manager pengolahan data pada .

Ø  Manajemen perusahaan

Ø  Rekan anggota DPMA dan pofesi

Ø  Masyarakat

Ø  Pemberi kerjanya

·         Kode etik ICCP, didirikan 1973 , kode etik ICCP menyatakan bahwa para anggotanya bertanggung jawab pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Kode ini dimasukan dalam code of conduct ,yang bersifat permanen, yang menangani masalah-masalah seperti tanggung jawab social dan pertentangan kepentingan. Kode etik ICCP juga mencakup code of conduct practice, yang mempengaruhi secara berkala. Salah satu kode tersebut menyatakan bahwa pelanggaran dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut. Kode etik ICCP adalah satu0satunya kode etik yang memiliki gigi.

·         Kode etik ITAA, didirikan pada tahun 1961 ,sebagai suatu asosiasi bagi organisasi-organisasi yang memasarkan perangkat lunak dan jasa yang berkaitan dengan computer. keanggotaannya meliputi ratusan perusahaan seperti Microsoft dan Lotus Development Corporation. Kode ITAA terdiri dari prinsip-prinsip dasar yang mengatur penilaian, komunikasi, dan kualitas jasa dank lien.

 

Etika dan CIO

Perilaku CIO mempengaruhi oleh sejumlah factor. Yang memberikan pengaruh terbesar adalah hokum, diikuti budaya etika perusahaan dank ode etik professional.

 

·         Persepsi etika CIO

Seberapa baik etika CIO bertahan pada pengaruh-pengaruh ini? Suatu indikasi yang baik datang dari penilitian yang dibuat oleh dua professor university of Missisipi, Scott J. Vitell dan Donald L. Davis. Mereka mengumpulkan data dari 61 profesional SIM, mulai dari programmer hingga manajer SIM. Data penelitian ini menggambarkan bagaimana etika mempengaruhi kinerja manajer, sesuai persepsi manajer dan bawahannya.

 

PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

1. Pengantar

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin rumit, dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan dalam semua bidang fungsional. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan dan dalam semua bidang fungsional. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komuniksi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting mereka perlu mengerti informasi (information literate).

Aplikasi utama komputer yang pertama adalah pengelolaan data akutansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukung keputusan (decision support system), kantor virtual (virtual office), dan sistem berbasis pengetahuan (knowladge-based systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi beerbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS.

Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembagan sistem berbasis komputer. Para spesialis ini mencakup analis sistem (system analisysts), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (network specialists), programer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakaitelah memulai melakukan sebagian besar pekerjaan para spesialis. Suatu fenemona yang disebut end user computing.

 

 

2. Manajemen informasi

 

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud; yang ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkanya. Jenis sumber daya yang kelima, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukandari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

 

Jenis Jenis Sumber Daya Utama

Manajer mengeloala lima jenis sumber daya utama:

  • Manusia
  • Material
  • Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
  • Uang
  • Informasi (termasuk data)

Manajemen Sumber Daya

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.

 

 

3. Perhatian pada Manajemen Informasi

 

Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :

Pengaruh ekonomi internasional Perusahaan-perusahan besarmaupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

Persaingan Dunia persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.

Peningkatan Kompleksitas Teknologi berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.

Waktu yang terbatas semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun  internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).

 

Kendala sosial pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

 

 

4. Trend Komunikasi

  • Ditinjau dari Luas Cakupan

Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-based information sistem).

  • Ditinjau dari Infrastruktur

Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.

Gambar 1.1. Penggunaan Mainframe

Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer

  • Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
  • Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
  • Konsep jaringan setempat (Local Area Network – LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas  (Wide Area Network  – WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.

 

Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)

  • Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
  • Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based equipment)

 

 

 

5. Pengguna dan Pelaku Sistem Informasi

 

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

  • Manajer
  • Non-manajer
  • Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.

 Gambar 1.5 dan Gambar 1.6.

 

Gambar 1.5. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Sumber Informasi

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

Bidang fungsional keuangan (Finance)

ü  Bidang fungsional jasa informasi (Information services)

ü  Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

ü  Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

ü  Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya. Gambar 1.7 memperlihatkan hubungan tersebut dalam suatu perusahaan manufaktur.

Gambar 1.7.

Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :

  1. Perencanaan (Planning)
  2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
  3. Penyusunan Staf (Staffing)
  4. Pengarahan (Directing)
  5. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Pada Gambar 1.8 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.

Gambar 1.8. hubungan tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen

Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah  Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :

  1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
  2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Gambar 1.9. Informasi dan dua bentuk keahlian yang mendasar

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu :

a)      Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

b)      Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

  • Misi Sistem Informasi :

Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

  • Tujuan Sistem Informasi :

Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)

Manajemen dan Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.

Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

v    Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;

v    Supersistem atau suprasistem;

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

  • Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik
  • Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

ü  Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci;

ü  Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;

ü  Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;

ü  Melihat keterkaitan antar unit;

ü  Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

6. Data Versus Informasi

 

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.

7. Evolusi Sistem informasi Berbasis komputer

 

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :

  • Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

  • Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

  • Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

  • Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

  • Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

8. Suatu Contoh Sistem Informasi berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem). Gambar 1.10 menunjukkan model CBIS.

 
   

Gambar 1.10. Pemecahan Masalah dengan CBIS subsistem

Information specialist :

Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

  • Sistem analyst
  • Database administrator
  • Network specialist
  • Programmer
  • Operator

9. Justifikasi dan Pengembangan CBIS

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer.

 
 

Gambar 1.11. Rantai Komunikasi Tradisional

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah

.

Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat basis data yang berisi data yang diperlukan  untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta pengelolaannya.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.

10. Kecenderungan menuju End User Computing

Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (user).

Perkembangan metode ini didukung oleh :

  • Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;
  • Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;
  • Perangkat keras yang harganya semakin murah;
  • Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.

Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi konsultan.

 
   

Gambar 1.12. Model End User Computing

 

Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Selanjutnya pada keadaan kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.

Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu adalah hal yang nyaris mustahil.

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.

11. Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup sistem (system life cycle – SLC).

Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

  1. Tahap Perencanaan,
  2. Tahap Analisis,
  3. Tahap Rancangan,
  4. Tahap Penerapan,
  5. Tahap Penggunaan.

Tahapan tersebut dapat digambarkan seperti nampak pada Gambar 1.14

Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS.

 

12. Mengelola CBIS

Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.

Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14

Gambar 1.14 Pembangunan dan Pengembangan Sistem Model SLC

 

 

13. Menempatkan CBIS dalam Konteks

Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem.

Fase   Manajer   Information Specialist
         
Planning   Define problem   Support
         
Analysis   Control   Sistem study
         
Design   Control   Design sistem
         
Implementation   Control   Implement sistem
         
Use   Control   Make available

Gambar 1.15. Hubungan Perana Manajer dan Spesialis Informasi

 

 

14. Ikhtisar

 

Informasi adalah salah satu dari 5 (lima) jenis utama suberdaya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis proses suatu organisasi atau perusahaan menjadi rumit dan kemampuan komputer berkembang.

Output komputer digunakan oleh manajer, non manajer, dan orang-orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada semua tingkatan dan dalam semua bidang fungsional. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi mereka dan memainkan peran mereka, mereka menambah keahlian komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tenatng komputer dan informasi.

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menurut satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan output. Sistem yang berhubungan dengan lingkungannya disebut sistem terbuka, seangkan sebaliknya disebut dengan sistem tertutup.

Tedapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, kemudian diubah menajdi informasi oleh pengolah informasi. Sedangkan informasi memiliki arti bagi pemakainya. Pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal dan eksternal dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Komputer pada awalnya digunakan sebagai sistem informasi akuntasi (SIA) yang merupakan bagian dari pemrosesan data (EDP), kemudian berkembang kearah pengolahan informasi (SIM). Selanjutnya berkembang sebagai sistem pendukung keputusan (DSS), kantor virtual atau otomasi kantor (OA), dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based sistems). Kelima bidang aplikasi tersebut membentuk sistem informasi berbasis komputer (CBIS).

CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang bertanggungjawab atas tiap tahap siklus hidup sistem.

KEPEMIMPINAN

KEPEMIMPINAN

Pengertian Kepemimpinan
Dalam suatu organisasi kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting dalam menentukan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kepemimpinan merupakan titik sentral dan penentu kebijakan dari kegiatan yang akan dilaksanakan dalam organisasi.


Kepemimpinan merupakan aktivitas untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar supaya mereka mau diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu (Thoha, 1983:123). Sedangkan menurut Robbins (2002:163) Kepemimpian adalah kemampuan untuk mempengaruhi suatu kelompok untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ngalim Purwanto (1991:26) Kepemimpinan adalah sekumpulan dari serangkaian kemampuan dan sifat-sifat kepribadian, termasuk didalamnya kewibawaan untuk dijadikan sebagai sarana dalam rangka meyakinkan yang dipimpinnya agar mereka mau dan dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan rela, penuh semangat, ada kegembiraan batin, serta merasa tidak terpaksa.

  • Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi perilaku Aeseorang atau sekelompok orang untuk meneapai tujuan tertentu pada situasi tertentu. Kepemimpinan merupakan masalah sosial yang di dalamnya terjadi interaksi antara pihak yang memimpin dengan pihak yang dipimpin untuk mencapai tujuan bersama, baik dengan cara mempengafuhi, membujuk, memotivasi dan mengkoordinasi. Dari sini dapat dipahami bahwa tugas utama seorang pemimpin dalam menjalankan kepemimpinannya tidak hanya terbatas pada kemampuannya dalam melaksanakan program-program saja, tetapi lebih dari itu yaitu pemimpin harus mempu melibatkan seluruh lapisan organisasinya, anggotanya atau masyarakatnya untuk ikut berperan aktif sehingga mereka mampu memberikan kontribusi yang posetif dalam usaha mencapai tujuan.
  • Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah “melakukanya dalam kerja” dengan praktik seperti pemagangan pada seorang senima ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.

Pendekatan Kepemimpinan
Seorang pempimpin dengan kepemimpinannya mampu mempengaruhi, dan mengarahkan tingkah laku para pegawainya atau orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk menentukan persyaratan-persyaratan seseorang menjadi pemimpin, Scott dalam Kartono (2005), mengemukakan beberapa persyaratan sebagai berikut :

1. The “ Great man” Approach (pendekatan orang besar).
Syarat ini menyatakan adanya kemampuan yang luar biasa dari seorang
pemimpin, sehingga dengan segenap kualitas unggulnya dia dapat membawa para pegawainya kepada sasaran yang ingin dicapai. Sipat-sipat utama pendekatan ini antara lain : inteligensi tinggi, kemampuan berkomunikasi, dan kepekaan terhadap iklim psikis kelompoknya.

2. The “ Trait Approach (pendekatan ciri atau sifat).
Syarat ini menyatakan ada sederetan atau sifat-sifat unggul, sehingga pemimpin dapat mempengaruhi pegawainya melakukan tugas–tugas tertentu sesuai dengan prinsip pembagian tugas.

3. The Modified Trait Approach (pendekatan ciri yang diubah)
Syarat ini menyatakan bahwa adanya sifat-sifat unggul itu dapat diubah, diganti secara luwes atau dibatasi sesuai dengan situasi dan kondisi.

4. The Situasional Approach (pendekatan situasioanal)
Syarat ini menyatakan bahwa sifat-sifat pemimpin bukanlah satu-satunya hal yang menentukan derajat dan kualitas pemimpin, melainkan situasi dan lingkunganlah merupakan faktor penentunya. Kemungkinan yang terjadi bahwa, seorang pemimpin, yang efisien pada saat sekarang ini, belum tentu mampu menjabat tugas kepemimpinan pada saat lain dengan kondisi-kondisi yang berbeda.

Studi tentang kepemimpinan bisa dikelompokkan menjadi 4 (empat) pendekatan. Fiedler dalam Nawawi (2003), menyatakan keempat teori kepemimpinan tersebut , yaitu :

1. Teori Great Man dan Teori Big Bang.
Teori ini megemukakan kepemimpinan merupakan bakat atau bawaan sejak seseoarang lahir dari kedua orang tuanya. Bennis dan Nanus dalam Nawawi (2003), menyatakan pemimpin dilahirkan bukan diciptakan. Teori ini melihat kekuasaan berada pada sejumlah orang tertentu, yang melalui proses pewarisan memiliki kemampuan memimpin atau karena keberuntungan memiliki bakat untuk menempati posisi sebagai pemimpin. Teori Big-Bag mengintegrasikan antara situasi dan pengikut anggota organisasi sebagai jalan yang dapat mengantarkan seseorang menjadi pemimpin. Situasi yang dimaksud adalah peristiwa-peristiwa atau kejadian-kejadian besar seperti revolusi, kekacauan/kerusuhan, pemberontakan, reformasi dan lain-lain.

2. Teori Sifat atau Krakteristik Keperibadian.
Teori ini mengemukakan bahwa seseorang dapat menjadi pemimpin apa bila memiliki sifat-sifat atau krakteristik kepribadian yang dibutuhkan oleh seorang pemimpin, meskipun orang tuanya khususnya ayah bukan seorang pemimpin. Teori ini ini bertolak dari pemikiran bahwa keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat-sifat/krakteristik keperibadian yang dimiliki.

3. Teori Perilaku.
Teori ini bertolak dari pemikiran bahwa kepemimpinan untuk mengefektifkan organisasi, tergantung pada perilaku atau gaya bersikap dan/atau gaya bertindak seorang pemimpin. Dengan demikian berarti juga teori uni juga memusatkan perhatiaannya pada fungsi-fungsi kepemimpinan. Dengan kata lain keberhasilan seorang pemimpin dalam mengefektifkan organisasi, sangat tergantung dari perilakunya dalam melaksanakan fungsi-fungsi kepemimpinan di dalam strategi kepemimpinannya.

4. Teori Kontingensi atau Teori Situasional.
Teori situasioanal dapat disimpulkan bahwa seseorang pemimpin yang efektif harus memperhatikan faktor-faktor situasional yang terdapat di dalam organisasi. Karena faktor-faktor situasi tersebut tidak selalu tetap, maka diperlukan kemampuan dari pemimpin untuk mengadaptasi kepemimpinan yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi.
PENDEKATAN SIFAT-SIFAT KEPEMIMPINAN
Mencoba membandingkan sifat-sifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat yang menjadi pengikut. Mengidentifikasi ciri dan sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektif
Sifat-sifat kepemimpinan (Edwin Ghiselli):

  • Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas,
  • Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, –         Kecerdasan
  • Ketegasan
  • Kepercayaan diri
  • Inisiatif

Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis):
–          Kecerdasan
–          Kedewasaan dan keluasan hub sosial
–          Motivasi diri dan dorongan breprestasi
–          Sikap-sikap hubungan manusiawi

PENDEKATAN PERILAKU
Mengatakan bahwa pemimpin itu dibentuk dan diarahkan. Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu :  – Fungsi  yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan  – Fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Seorang pemimpin harus melakukan 2 fungsi utama: – Fungsi yang berhubungan dengan tugas, atau pemecahanan masalah. – Fungsi pemeliharaan kelompok, atau sosial, mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar.

Teori X dan Teori Y dari Mc Gregor
Teori prilaku adalah teori yang menjelaskan bahwa suatu perilaku tertentu dapat membedakan pemimpin dan bukan pemimpin pada orang-orang. Konsep teori X dan Y dikemukakan oleh Douglas McGregor dalam buku The Human Side Enterprise di mana para manajer / pemimpin organisasi perusahaan memiliki dua jenis pandangan terhadap para pegawai / karyawan yaitu teori x atau teori y.
A. Teori X

Teori ini menyatakan bahwa pada dasarnya manusia adalah makhluk pemalas yang tidak suka bekerja serta senang menghindar dari pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pekerja memiliki ambisi yang kecil untuk mencapai tujuan perusahaan namun menginginkan balas jasa serta jaminan hidup yang tinggi. Dalam bekerja para pekerja harus terus diawasi, diancam serta diarahkan agar dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

B. Teori Y

Teori ini memiliki anggapan bahwa kerja adalah kodrat manusia seperti halnya kegiatan sehari-hari lainnya. Pekerja tidak perlu terlalu diawasi dan diancam secara ketat karena mereka memiliki pengendalian serta pengerahan diri untuk bekerja sesuai tujuan perusahaan. Pekerja memiliki kemampuan kreativitas, imajinasi, kepandaian serta memahami tanggung jawab dan prestasi atas pencapaian tujuan kerja. Pekerja juga tidak harus mengerahkan segala potensi diri yang dimiliki dalam bekerja.

Penelitian teori x dan y menghasilkan teori gaya kepemimpinan ohio state yang membagi kepemimpinan berdasarkan skala pertimbangan dan penciptaan struktur. Teori Z dapat anda baca di artikel lain di situs organisasi.org ini. Gunakan fasilitas pencarian yang ada untuk menemukan apa yang anda butuhkan.

 

Sumber :

  1. http://wawan-junaidi.blogspot.com/2010/11/pengertian-kepemimpinan.html
  2. http://id.wikipedia.org/wiki/Kepemimpinan
  3. http://shelmi.wordpress.com/2009/03/18/gaya-kepemimpinan/

Perkembangan Pandangan Baru tentang Organisasi

Perkembangan Pandangan Baru tentang Organisasi

Pengertian Pengembangan Organisasi

Ada beberapa pengertian mengenai Pengambangan Organisasi, yaitu:

  1. Pengembangan Organisasi merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi
  2. Pengembangan Organisasi merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi
  3. Pengembangan Organisasi lebih menekankan pada sistem sebagai sasaran perubahan
  4. Pengembangan Organisasi meliputi perubahan yang sengaja direncanakan

Pengembangan organisasi mengukur prestasi suatu organisasi dari segi efisiensi, efektifitas dan kesehatan:

  1. Efisien dapat diukur dengan perbandingan antara masukan dan keluaran, yang mengacu pada konsep Minimaks (Masukan minimum dan keluaran maksimum)
  2. Efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi dalam mencapai tujuannya artinya kesejahteraan tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai
  3. Kesehatan organisasi adalah suatu fungsi dari sifat dan mutu hubungan antara para individu dan organisasi yaitu hubungan yang dinamis dan adaptabilitas

Sejarah Perkembangan Organisasi

Sejarah Pengembangan Organisasi sangat erat hubungannya dengan teori organisasi. Teori Organisasi meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik, dan teori organisasi modern.

 
Teori Organisasi Klasik
Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun 1800( abad 18). Dalam teori ini, organisasi secar umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai organisasi yang sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku dan tidak mengandung kreatifitas. Dalam teori ini organisasi didefinisikan sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain bila orang-orang bekerja sama. Teori Klasik berkembang dalam 3 aliran yaitu: teori birokrasi, teori administrasi, dan manajemen ilmiah.

            I. Teori Birokrasi
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic dan Spirit of Capitalism”.

           II. Teori Administrasi
Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.

            III. Manajemen Ilmiah
Manajemen Ilmiah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor tahun 1900. Ada beberapa pendapat tentang manajemen ilmiah, salah satunya adalah mengatakan manajemen ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa, dan pemecahan masalah-masalah organisasi.

 

Teori Organisasi Neoklasik
Teori Neoklasik secara sederhana dikenal sebagai aliran hubungan manusiawi(The Human Relation Movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Dasar teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya. Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Howthorne dan dari tulisan Huga Munsterberg. Percobaan-percobaan ini dilakukan dari tahun 1924 sampai 1932 yang menandai permulaan perkembangan teori hubungan manusiawi dan merupakan kristalisasi teori neoklasik. Pada akhirnya percobaan Howthorne menunjukkan bagaimana kegiatan kelompok-kelompok kerja kohesif sangat berpengaruh pada operasi organisasi. Dalam hal pembagian kerja, teori neoklasik mengemukakan perlunya hal-hal sebagai berikut:

  • Partisipai
  • Perluasan kerja
  • Manajemen

 
Teori Organisasi Modern
            Teori modern biasanya disebut juga sebagai analisa sistem pada organisasi. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan sistem terbuka. Teori modern dikembangkan tahun 1950, dalam banyak hal yang mendalam teori modern dengan klasik berbeda, perbedaan tersebut diantaranya:

 

  1. Teori Klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi, membicarakan konsep koordinasi, scalar dan vertikal.
  2. Teori Modern menekankan pada perpaduan dan perancangan menjadikan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh, lebih dinamis dan lebih banyak variabel yang dipertimbangkan.
  3. Teori Modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada sistem manusia dalam perilakunya berorganisasi, yaitu:
  • Komunikasi
  • Konsep keseimbangan
  • Proses pengambilan keputusan

 

Tujuan Perkembangan Organisasi
1. Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi.
2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi.
4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri.

Karakteristik Pengembangan Organisasi
Karakteristik organisasi adalah perilaku dan tingkah laku suatu badan/institusi terhadap kondisi yang ada diluar institusi itu maupun didalam institusi itu sendiri, artinya dalam dunia bisnisnya selalu fokus kepada pelanggannya yang bukan hanya dari luar perusahaan itu tapi juga orang-orang di dalam perusahaan yang merupakan aset perusahaan itu sendiri. (Maksudnya Masih jarang sebuah institusi itu menganggap karyawannya berpotensi untuk jadi aset dan akhirnya kurang mendapat perhatian dari perusahan itu sendiri), jadi semua mengarah kepada mutu yg ditentukan oleh 2 hal seperti yg tertulis sebelumnya.

Kerakteristik Organisasi yang efektiv adalah
– Concern terhadap SDM dan memperlakukan SDM sebagai Asset yang berharga
– Program Training dan Pengambangan terbuka seluas-luasnya
– Program kompensasi terlaksana dengan baik
– Tingkat perputaran SDM rendah
– Top manajemen mempunyai komitmen dan mendukung terhadap perkembangan SDM
– Semua Team turut berpartisipasi dalam membuat kebijakan organisasi

 
Secara umum karakteristik pengembangan organisasi :
1)         Keputusan yang penuh pertimbangan maksudnya adalah suatu hasil yang diperoleh berdasarkan strategi yang telah direncanakan dalam rangka mewujudkan perubahan organisasional yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
2)         Diterapkan pada semua sub-sistem manusia baik individu, kelompok, dan organisasi maksudnya adalah menerapkan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
3)         Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi maksudnya adalah menerima segala bentuk campur tangan misalnya dalam bentuk pendapat, baik dari anggota yang termasuk dalam sebuah organisasi atau berbagai pihak dari luar organisasi.
4)         Kolaborasi maksudnya adalah kerjasama antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
5)         Teori sebagai alat analisis maksudnya adalah menggunakan pengertian yang disebutkan secara tertulis lalu diterapkan sebagai alat analisis untuk mendapatkan suatu hasil yang memuaskan dari suatu pengembangan organisasi.
6)         Mengutamakan potensi manusia maksudnya adalah mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
7)         Interaksi dan Interpendensi maksudnya adalah menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
8)         Pendekatan Ilmiah maksudnya adalah menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

 

Organisasi Masa Depan

Di era globalisasi saat ini organisasi dituntut untuk terus menerus mempersiapkan dirinya mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan. Pengalaman yang dialami berbagai organisasi di Negara maju menunjukkan bahwa hanya organisasi yang secara konsisten terus meningkatkan dirinya melalui pengembangan organisasi yang dapat bertahan. Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan perkembangan organisasi untuk mempertahankan kehidupan organisasi dalam menghadapi persaingan dan organisasi masa depan yang tidak terlalu mementingkan eksistensi sebuah organisasi.